Cuando te inicias en un negocio online debes tener el control de muchas cosas, como facturas, stock, clientes, etc. Yo soy una persona muy ordenada y tengo que tener todo bien organizado para sentirme tranquilo, pero cunado un negocio se extiende las hojas de cálculo de Excel dejan de ser útiles. En este artículo os voy a contar que tipo de aplicaciones he utilizado para gestionar mi negocio online.
Cuando comencé con mis estudios en informática, recuerdo que mi primer proyecto fue una aplicación para la gestión de facturación y stock. Me siento muy orgulloso de esa aplicación porque era muy completa (ventas, facturas, clientes, stock…). La desarrollé en el lenguaje Visual Basic, el primer lenguaje de programación que aprendí.
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Hojas de cálculo – La opción más sencilla
No fue la aplicación que desarrollé la que utilicé por primera vez cuando comencé con mis negocios online. Lo habitual, y que seguro mucha gente sigue haciendo, es utilizar cualquier programa de hojas de cálculo. Este tipo de aplicaciones te permite crear tablas y aplicar operaciones de una forma muy cómoda he intuitiva. Por este motivo, todas mis facturas las hacia con Microsoft Excel.
Se pueden hacer muchas coas interesantes con este tipo de aplicaciones, pero ya requiere un nivel alto de conocimientos. Por ejemplo, Microsoft Excel pose la funcionalidad de crear scripts que facilita la realización de tareas repetitivas. Esta funcionalidad extiende aún más las posibilidades.
Programas específicos de facturación – La opción más acertada
Como decía, lo mas sencillo cuando tienes un negocio pequeño es utilizar hojas de cálculo. Pero cuando tu negocio online se extiende y empieza a tener un volumen alto de ventas, esta herramienta se vuelve inútil.
En este tipo de situaciones, lo más recomendable es utilizar una aplicación diseñada específicamente para tal propósito. Evidentemente, este tipo de aplicaciones te ahorraran mucho el esfuerzo de control y gestión de tu negocio, que cuando crece requiere una mayor dedicación.
Cuando yo llegué a la situación en la que mi negocio de venta online de productos electrónicos requería mayor control, tuve que dar el paso a un programa especifico de facturación. Si, en un principio pensé utilizar la aplicación que había desarrollado hace varios años atrás, pero era demasiado antigua. En la instalación se requerían recurso que no estaban disponibles y no funcionaba de forma correcta.
En Internet hay muchos programas de facturación muy buenos, no me quiero centrar en uno. Si estas en este momento de cambio, te aconsejo que busques el que más se adapte a tus necesidades. Si con las hojas de calculo ya no es suficiente para ti, es momento de cambiar.
Conclusión
A la vez que un negocio crece, se deben adaptar las herramientas para administrarlo. Es fundamental llevar el control de la facturación y stock, porque de esto depende el buen funcionamiento. Dedicarle una gran parte del tiempo a este proceso de control supone la diferencia entre un buen negocio y un negocio mediocre.
Por experiencia, llega un momento que hay que invertir tiempo y dinero en herramientas que faciliten la gestión de tu negocio online. La mejor opción siempre es elegir una aplicación especifica y que se adapte a tus necesidades.